Fiscale residentie en vaste inrichting in Spanje

Een zorg komt bij buitenlandse verkopers keer op keer terug: "Als ik in Spanje begin te verkopen, of als ik een Spaans fiscaal nummer krijg, wordt mijn bedrijf dan plotseling een Spaanse fiscaal inwoner en moet het over alles wat het verdient Spaanse belasting betalen?" Het is een terechte vraag, en het korte antwoord is bijna altijd nee. Handelen met Spaanse klanten en een Spaanse NIF aanhouden zodat je je kunt registreren voor EPR-naleving, trekt je wereldwijde winst niet uit zichzelf het Spaanse belastingnet in. Dit artikel trekt de grens zodat je ziet waar je echt staat.

Dit is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies. De onderstaande regels zijn de alledaagse versie, en ongebruikelijke opzetten kunnen anders uitpakken, dus zie dit als een kaart en niet als een beschikking.

Wanneer een persoon fiscaal inwoner wordt in Spanje

Begin bij de natuurlijke personen, want oprichters en bestuurders verwarren hun eigen positie soms met die van het bedrijf. Een natuurlijke persoon wordt behandeld als fiscaal inwoner in Spanje als in een bepaald kalenderjaar ook maar een van drie voorwaarden geldt.

• De 183-dagenregel: je verblijft meer dan 183 dagen van het kalenderjaar op Spaans grondgebied. Sporadische afwezigheden tellen nog steeds mee voor het totaal, tenzij je fiscale residentie elders kunt aantonen.
• Centrum van economische belangen: de hoofdbasis of de kern van je economische activiteiten of belangen ligt direct of indirect in Spanje, ook al ben je hier niet lang fysiek aanwezig.
• Familievermoeden: als je echtgenoot (niet wettelijk gescheiden) en je afhankelijke minderjarige kinderen gewoonlijk in Spanje wonen, gaat de wet ervan uit dat jij dat ook doet. Dit is een weerlegbaar vermoeden, dus je kunt het met bewijs ontkrachten.

Voldoe je aan geen van die voorwaarden, dan ben je als natuurlijke persoon niet-ingezetene. Let op: dit gaat over jou als persoon. Dat staat los van waar je bedrijf inwoner is, en dat is de vraag die er echt toe doet voor een onderneming die in Spanje verkoopt.

Wanneer een bedrijf als Spaans inwoner wordt behandeld

Een bedrijf is een Spaanse fiscaal inwoner als het aan een van drie voorwaarden voldoet: het is opgericht naar Spaans recht, het heeft zijn statutaire zetel in Spanje, of het heeft zijn plaats van werkelijke leiding in Spanje. Die laatste is de interessante toets. De plaats van werkelijke leiding is waar de belangrijke commerciele en strategische beslissingen echt worden genomen, waar de bestuurders bijeenkomen en het bedrijf runnen, niet louter waar een brievenbus staat.

Een in het buitenland opgericht bedrijf, met zijn bestuur en zijn echte besluitvorming in het buitenland, is normaal gesproken geen Spaanse inwoner. Producten verkopen aan Spaanse kopers verandert dat niet. Dus als je een Duits, Nederlands of Amerikaans bedrijf vanuit je eigen land runt en levert aan klanten in Spanje, houdt het bedrijf zijn residentie thuis en betaalt het daar zijn vennootschapsbelasting over zijn winst.

Het begrip dat er echt toe doet: de vaste inrichting

Voor een niet-ingezeten bedrijf is de echte vraag helemaal niet de residentie. Het gaat erom of je een vaste inrichting hebt, vaak afgekort tot VI. Een vaste inrichting is een vaste aanwezigheid in Spanje die substantieel genoeg is dat Spanje de eraan toe te rekenen winst mag belasten. Overschrijd je de grens van de vaste inrichting, dan belast Spanje het deel van de hier verrichte activiteit; blijf je aan de goede kant, dan zijn je enige Spaanse verplichtingen de beperkte, die vastzitten aan specifieke transacties, zoals btw of EPR-rapportage.

Zaken die doorgaans wel een vaste inrichting creeren:

• Een vaste bedrijfsruimte in Spanje: een kantoor, een filiaal, een werkplaats of een fabriek.
• Een magazijn dat je met je eigen personeel runt, in plaats van louter opslag bij een derde.
• Een afhankelijke vertegenwoordiger: iemand in Spanje die gewoonlijk voor jou optreedt en de bevoegdheid heeft en gebruikt om contracten op naam van je bedrijf te sluiten.

Zaken die op zichzelf doorgaans geen vaste inrichting creeren:

• Voorraad aanhouden bij een externe logistieke dienstverlener puur voor opslag en levering aan klanten.
• Incidentele of eenmalige verkopen in Spanje zonder enige vaste basis hier.
• Verkopen via een werkelijk onafhankelijke distributeur of vertegenwoordiger die voor veel klanten optreedt en voor eigen rekening koopt en doorverkoopt.

Waar jouw land een belastingverdrag met Spanje heeft, en de meeste handelsnaties hebben er een, geldt de verdragsdefinitie van vaste inrichting, en die is over het algemeen enger en gunstiger dan het nationale recht alleen. Het verdrag is wat voorkomt dat dezelfde winst twee keer wordt belast.

Hoe dit aansluit op je NIF

De vraag over de vaste inrichting bepaalt welk soort NIF je bedrijf nodig heeft, dus de twee onderwerpen zitten aan elkaar vast. Een buitenlands bedrijf zonder vaste inrichting krijgt een NIF van type N, de N98, en zijn Spaanse verplichtingen blijven beperkt tot zijn feitelijke activiteiten hier, zoals registreren voor EPR en het afhandelen van eventuele btw. Een bedrijf dat wel een vaste inrichting heeft, neemt in plaats daarvan een NIF van type W en erft een zwaardere nalevingskalender, dichter bij die van een ingezeten entiteit. Wil je de werking van beide, dan loopt de NIF-gids voor buitenlandse bedrijven type N versus type W door, hoe je het nummer verkrijgt en de doorlopende plichten. Voor het verschil tussen de persoonlijke NIE en een bedrijfs-NIF, zie NIE versus NIF, en als de term helemaal nieuw voor je is, begin dan met wat een NIF-nummer is.

Maakt een N98 mij dan een Spaanse belastingplichtige?

Nee. Een N98 verkrijgen om je te registreren voor de EPR-vereisten maakt je bedrijf geen fiscaal inwoner in Spanje en creeert niet automatisch een vaste inrichting. De NIF is een identificatienummer. Het stelt de Spaanse autoriteiten in staat je bedrijf te herkennen zodat het de specifieke verplichtingen kan nakomen die het op zich heeft genomen, vooral zijn EPR-registratie en -rapportage. Het zegt niets over waar je winst wordt belast. Duizenden buitenlandse firma's houden een N98 aan juist omdat ze vanuit het buitenland in Spanje verkopen en willen voldoen zonder ter plaatse iets op te zetten.

Wanneer je echt advies zou moeten inwinnen

De N98-route past bij bedrijven die verkopen zonder fysieke voetafdruk. Het loont om deugdelijk lokaal advies in te winnen wanneer je situatie er meer geworteld begint uit te zien, bijvoorbeeld als een van de volgende zaken waar is.

• Je zet je eigen personeel ter plaatse in Spanje in.
• Je tekent een huurovereenkomst en runt hier zelf een pand.
• Je stelt een lokale vertegenwoordiger aan die het bedrijf contractueel kan binden.
• Jij brengt als bestuurder een groot deel van het jaar fysiek in Spanje door.

Elk van die zaken kan je van schone verkoop als niet-ingezetene richting een vaste inrichting bewegen, en dat is het moment om je specifieke feiten te laten beoordelen in plaats van te vertrouwen op een algemene gids.

Samenvatting en volgende stap

Verkopen in Spanje maakt je bedrijf hier geen inwoner. De residentie van het bedrijf hangt af van oprichting, statutaire zetel of plaats van werkelijke leiding, en het bedrijf vanuit het buitenland runnen houdt het in het buitenland. De echte drempel voor een buitenlandse verkoper is de vaste inrichting, en simpelweg een N98 aanhouden voor EPR overschrijdt die niet. Heb je het nummer nodig om conform te handelen, dan kun je in enkele minuten een aanvraag starten, of de FAQ raadplegen als een specifiek punt nog open is.